1. Schulanmeldung PLUS - Navigation

Sobald Sie in Ihrer Software sind und das Modul Schulanmeldung PLUS gebucht haben, finden Sie den neuen Punkt "Schulanmeldung PLUS" im Menüband. Wenn Sie mit der Maus über diesen Eintrag fahren, öffnet sich ein Untermenü.

Unter Schulanmeldung PLUS →Stammdaten → Design (Webseite) können Sie das grundlegende Design der Webseite für die Schulanmeldung festlegen. Hier bestimmen Sie Überschriften, Logos, Farben und Texte. Mehr dazu erläutern wir im nächsten Punkt.

Im Bereich Schulanmeldung PLUS → Schulanmeldung legen Sie den Zeitraum für die Schulanmeldung fest, bestimmen das Design des Anmeldeknopfes, welche Unterlagen benötigt oder bereitgestellt werden sollen und – am wichtigsten – welche Daten Sie erheben möchten. Dabei haben Sie vollständige Freiheit, die Anmeldung individuell an die Bedürfnisse Ihrer Schule anzupassen.

Hinweis:  
Sie können auch mehrere Anmeldeknöpfe, wie "Neuanmeldung", hinzufügen und die Schulanmeldung so auch in mehreren Sprachen anbieten.

2. Schulanmeldung PLUS - Design

Nachdem Sie zu Schulanmeldung PLUS → Stammdaten → Design (Webseite) navigiert haben, sehen Sie auf der linken Seite die Vorschau der Webseite. Wenn Sie auf der rechten Seite Einstellungen ändern und speichern, wird die Vorschau beim nächsten Öffnen der Maske mit den neuen Anpassungen angezeigt.

In dieser Maske können Sie zunächst die Startseite Ihrer Schulanmeldung personalisieren. Im violetten Rahmen haben Sie die Möglichkeit, Ihr Schullogo hochzuladen und die Breite anzupassen, sodass das Logo vergrößert oder verkleinert werden kann.

Im blauen Rahmen können Sie die Überschrift bearbeiten, die in der linken Vorschau unter dem Logo angezeigt wird. Direkt unter der Überschrift befindet sich ein Feld, mit dem Sie die Schriftfarbe anpassen können. Sobald Sie auf die aktuelle Farbe klicken, öffnet sich ein sogenannter Colorpicker, mit dem Sie Ihre Wunschfarbe auswählen können.

Im gelben Rahmen sehen Sie in der linken Vorschau den Haupttext Ihrer Schulanmeldung. Diesen können Sie auf der rechten Seite bearbeiten und ebenfalls die Schriftfarbe ändern.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den Hintergrund der Webseite individuell zu gestalten. Sie können den Hintergrund einfarbig oder mit einem Farbverlauf versehen. Wählen Sie dazu den entsprechenden Radiobutton und legen Sie die Farben fest. Unter den Farbeinstellungen können Sie außerdem die Richtung des Farbverlaufs anpassen und zwischen einer vertikalen, horizontalen oder diagonalen Ausrichtung wählen.

3. Schulanmeldung PLUS - Design

Wenn Sie in der Maske etwas weiter nach unten scrollen, sehen Sie vier weitere Textboxen, die Ihnen zusätzliche Möglichkeiten bieten, Ihre Seite zu personalisieren.

Im Textfeld, das mit dem blauen Rahmen gekennzeichnet ist, können Sie das Impressum Ihrer Seite anpassen. Im Textfeld mit dem orangenen Rahmen haben Sie die Möglichkeit, die Seite zum Datenschutz individuell zu gestalten.

Die Einstellungen im grünen Rahmen erlauben Ihnen, den Text zu bearbeiten, der den Eltern oder Sorgeberechtigten nach einer erfolgreichen Anmeldung auf der Webseite angezeigt wird.

4. Schulanmeldung PLUS - Vorschau

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, ist Ihr Design fertig. Hier sehen Sie ein Beispiel mit den zuvor von Ihnen festgelegten Anpassungen.

5. Schulanmeldung PLUS - Schulanmeldung konfigurieren

Nachdem Sie alle Einstellungen zum Design vorgenommen haben (diese können Sie jederzeit bearbeiten), können Sie damit beginnen, Ihre eigentliche Schulanmeldung einzurichten und festzulegen, welche Daten Sie erheben möchten.

Um zur Übersicht zu gelangen, fahren Sie im Menü mit der Maus auf Schulanmeldung PLUS und klicken anschließend auf den Button Schulanmeldung. Dadurch gelangen Sie zur Übersicht aller Anmeldungen.

Da Sie noch keine Anmeldungen angelegt haben, wird diese Übersicht zunächst leer sein. Um eine neue Schulanmeldung zu erstellen, klicken Sie auf den Button Anlegen, um die Maske zum Anlegen einer neuen Schulanmeldung zu öffnen. Wie Sie diese genau einrichten, erfahren Sie im nächsten Punkt.

6. Schulanmeldung PLUS - E-Mail Vorlagen

Im Bereich Schulanmeldung PLUS → Stammdaten → E-Mail-Vorlagen können Sie neue Vorlagen anlegen und bestehende bearbeiten. Diese Vorlagen lassen sich im nächsten Schritt zuordnen.

7. Schulanmeldung PLUS - Schulanmeldung anlegen

Um Ihre Schulanmeldung anzulegen, müssen Sie die geforderten Daten in der Maske ausfüllen.

Zunächst können Sie die Checkbox Aktiv einstellen. Wenn diese aktiviert ist, wird die Anmeldung auf der Seite sichtbar. Ist die Checkbox deaktiviert, bleibt die Anmeldung unsichtbar.

Anschließend legen Sie den Zeitraum fest, in dem die Schulanmeldung genutzt werden kann. Das Enddatum wird ebenfalls auf dem Button angezeigt.

Im nächsten Schritt tragen Sie die Bezeichnung ein. Diese dient nur Ihrer internen Übersicht, um verschiedene Schulanmeldungen voneinander unterscheiden zu können.

Im Textfeld mit der Überschrift Bemerkung können Sie einen Text eingeben. Dieser wird unter den von Ihnen bereitgestellten Unterlagen auf der Seite angezeigt.

Als Nächstes sehen Sie die E-Mail-Einstellungen. Hier können Sie die E-Mail-Adresse der Person hinterlegen, die benachrichtigt werden soll, wenn eine neue Schulanmeldung eingeht.

Darunter können Sie die Vorlage auswählen, die automatisch versendet wird, sobald ein Elternteil die Schulanmeldung abgeschlossen hat.

8. Schulanmeldung PLUS - Abfragen

Nachdem Sie Ihre Schulanmeldung angelegt haben, können Sie festlegen, welche Daten Sie benötigen. Dazu klicken Sie im Bereich Schulanmeldung PLUS → Schulanmeldung auf den Abfragen-Knopf. Daraufhin öffnet sich eine Maske, in der einige Felder bereits standardmäßig eingetragen sind.

Sie haben nun die Möglichkeit, weitere Felder hinzuzufügen, um alle erforderlichen Daten abzufragen. Drücken Sie dazu einfach den Anlegen-Knopf.

9. Schulanmeldung PLUS - Abfragen anlegen

Nachdem Sie die Maske zum Anlegen geöffnet haben, können Sie hier weitere Abfragen für die Webseite anlegen.

Mit dem Aktiv-Knopf können Sie festlegen, ob die Abfrage auf der Webseite sichtbar ist oder nicht.

Mit Pflichtfeld können Sie die Abfrage als Pflichtfeld markieren. Das bedeutet, dass diese Information ausgefüllt werden muss, um die Anmeldung abzuschließen.

Mit "In der Übersicht anzeigen" können Sie bestimmen, ob die abgefragte Information in der Übersicht im Bereich Schüler angezeigt werden sollen.

Die Bezeichnung ist auf der Webseite sichtbar. Hier können Sie die Informationen eintragen, die Sie benötigen, wie beispielsweise Nachname oder Vorname.

Mit dem Untertitel können Sie einen Text unter der Eingabemöglichkeit anzeigen, um zusätzliche Hinweise oder Erklärungen bereitzustellen.

Anschließend können Sie den Eingabetyp festlegen:

Eingabefelder:
- Kurztext: Eine einzeilige Eingabemöglichkeit, geeignet für kurze Informationen wie Namen.
- Langtext: Eine mehrzeilige Eingabemöglichkeit, die für längere Texte gedacht ist und sich automatisch erweitert.
- Datum: Ein Datumsfeld, bei dem rechts ein Kalendersymbol erscheint. Das Datum kann per Mausklick oder manuell eingegeben werden.
- Auswahlmenü: Ermöglicht die Erstellung von Auswahloptionen, z. B. Ja oder Nein.
- Ankreuzkästchen: Eine Checkbox, die ausgewählt werden kann. Diese wird häufig für Ja/Nein-Fragen oder Bestätigungen wie "Alle Informationen sind korrekt" verwendet.
- Dateiupload: Erlaubt den Sorgeberechtigten, Dateien hochzuladen, z. B. ein Zeugnis des letzten Halbjahres.

Spezialfelder:
- Freundschaftswunsch: Hier gibt es in der Eingabemaske die Möglichkeit Vor- und Nachnamen von Freunden Ihres Kindes einzutragen.

Darstellung:
- Überschrift: Trennt verschiedene Bereiche und hilft, Inhalte zu gruppieren.
- Zeilenabstand: Fügt eine Leerzeile ein, um die Struktur der Seite aufzulockern.

Mit "Überschrift im Export:" Bestimmen Sie die Überschrift für diese Abfrage in der Exportliste, um sie anschließend in Ihre Schulvewaltung z.B. in Danis zu importieren.


Wenn Sie im Anschluss speichern, werden alle Änderungen übernommen und sind, sofern aktiv, auf der Webseite sichtbar.

10. Schulanmeldung PLUS - Schüler

Nachdem ein Elternteil die Schulanmeldung abgeschlossen hat, finden Sie die entsprechenden Anmeldungen und die eingegebenen Daten im Bereich Schulanmeldung PLUS → Schulanmeldung → Schüler. Dort können Sie sich alle Informationen anzeigen lassen, indem Sie auf Bearbeiten klicken.

Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit, die Anmeldung zu Löschen/Ablehnen oder noch einmal eine E-Mail zu versenden. Dazu klicken Sie einfach auf den entsprechenden Knopf und wählen eine passende Vorlage aus.

Des Weiteren sehen Sie in blauer Schrift die Optionen "Link öffnen" und "Link reaktivieren":

• Mit "Link öffnen" können Sie die Anmeldeseite des Kindes öffnen und alle Informationen einsehen.
• Mit "Link reaktivieren" öffnet sich eine Maske, in der Sie eine E-Mail-Vorlage auswählen können. Diese Funktion ist hilfreich, wenn z. B. noch Daten fehlen. So können Sie die Eltern darauf hinweisen. Im Anschluss können die Eltern die Anmeldeseite wieder über einen automatisch eingefügten Link aufrufen.

11. Schulanmeldung PLUS - Schüler - PDF-Schülerdaten

Im Bereich „Schüler“ können Sie zusätzlich ein PDF-Dokument erstellen, das alle abgefragten Informationen zum jeweiligen Schüler übersichtlich auflistet. Am unteren Ende des Dokuments befindet sich eine Einverständniserklärung mit den entsprechenden Unterschriftsfeldern, die Sie den Erziehungsberechtigten zur Unterzeichnung weitergeben können.

Das Dokument kann optional mit oder ohne Unterschriftsfelder generiert werden.

12. Schulanmeldung PLUS - Dokumente für Eltern

Im Bereich Dokumente für Eltern können Sie verschiedene Dokumente hochladen und den Eltern zur Verfügung stellen. Diese werden am Anfang der Seite angezeigt und können von den Eltern durch Anklicken heruntergeladen und geöffnet werden. So können Sie beispielsweise die Schulordnung oder andere wichtige Informationen bereitstellen.

13. Tools - Verteilungsschlüssel

Im Bereich Tools → Verteilungsschlüssel können Sie die Kriterien für die Schülerverteilung festlegen.

Hier haben Sie die Möglichkeit, den Jahrgang auszuwählen, die Anzahl der Klassen festzulegen, auf die die Schüler verteilt werden sollen, und anzugeben, wie viele Schüler pro Klasse zugewiesen werden.

Als Verteilungsschlüssel steht derzeit das Geschlecht zur Verfügung, bei dem Sie eine individuelle prozentuale Verteilung festlegen können. Der Freundschaftswunsch wird dabei ebenfalls berücksichtigt.
Wir arbeiten aktuell an weiteren Verteilungsschlüsseln, sodass Sie in Zukunft zusätzliche Kriterien zur Auswahl haben werden.

14. Tools - Freundeswünsche verknüpfen

In dieser Maske können Sie die Freundschaftswünsche der Schüler überprüfen und die Schüler miteinander verknüpfen. Dadurch erkennt das System die gewünschten Verbindungen automatisch – selbst wenn bei der Eingabe einmal ein Tippfehler passiert sein sollte.

15. Tools - Schüler verteilen

Mit Tools → Schüler verteilen können die Schüler automatisch gemäß den von Ihnen unter Tools → Verteilungsschlüssel festgelegten Einstellungen verteilt werden.

Der Freundeswunsch wird in der Verteilung ebenfalls berücksichtigt.

16. Tools - Klassen-Matrix

In der Klassen-Matrix können Sie die aktuelle Verteilung der Schüler einsehen. Hier werden alle relevanten Informationen der Schüler angezeigt, einschließlich ihrer Zuweisung zu den einzelnen Klassen.
Die Smileys zeigen die berücksichtigten Freundschaftswunsch an, hierbei wurden bei einem roten Smiley, keine Wünsche berücksichtigt, bei einem gelben Smiley teilweise und bei einem grünen Smiley alle Freundeswünsche berücksichtigt.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Schüler per Drag & Drop in eine andere Klasse zu verschieben. Dazu halten Sie die sechs Pünktchen vor dem Vornamen gedrückt und ziehen den Schüler in die gewünschte Klasse.

Falls die bestehenden Klassen nicht ausreichen oder eine andere Verteilung gewünscht ist, können Sie über diesen Bereich auch neue Klassen anlegen.

17. Tools - Schüler exportieren

Mit der Option Tools → Schüler exportieren können Sie eine Excel-Liste mit allen aktiven Schülern aus der Schulanmeldung generieren. Bevor die Liste generiert wird, können Sie festlegen welche Daten Sie in der Excelliste haben möchten, und wie die Felder sortiert werden sollen.

Diese Liste können Sie anschließend in Ihre Schulverwaltung z. B. Danis importieren, um die Eintragungen der neu angemeldeten Schüler in der Schulverwaltung zu vereinfachen.

18. Tools - Schüler exportieren Beispiel

Hier einmal ein Auszug aus einer Beispieldatei, damit Sie einmal sehen wie das ganze in etwa aussieht.

19. Tools - Schüler übernehmen

Mit der Einstellung Tools → Schüler übernehmen werden automatisch alle offenen Schulanmeldungen der Schüler in den Bereich Stammdaten → Schüler übertragen.

20. Tools - Download-Manager

Im Download-Manager im Bereich „Tools“ können Sie schnell und einfach alle hochgeladenen Dokumente einzelner oder aller Schüler herunterladen. Sie haben die Möglichkeit auszuwählen, welche Dokumente Sie herunterladen möchten und von welchen Schülern.

Im oberen Bereich unter "Passwortvergabe zip-Archiv" können Sie das herunterzuladende ZIP-Archiv mit einem Passwort schützen. Mit einem Klick auf „Download als ZIP-Archiv“ wird die Datei mit den ausgewählten Dokumenten heruntergeladen.