Im Folgenden finden Sie Informationen zur Integration und Handhabung der Basisverknüpfung zwischen WebUntis und LEB online.
Navigieren Sie in LEB online über den Reiter "Verwaltung", wo Sie in der Liste den neuen Reiter "WebUntis" vorfinden. Hier haben Sie die Möglichkeit, sowohl bei der Ersteinrichtung als auch zu einem späteren Zeitpunkt Einstellungen vorzunehmen, indem Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" klicken.
Bitte beachten Sie, dass sich einige Punkte in der Menüleiste von Ihren unterscheiden können. Dies sollte Sie jedoch nicht beirren, da die Masken zu den einzelnen Punkten dennoch identisch sein sollten. Die Namen der Schüler und Lehrkräfte sind anonymisiert und können sich möglicherweise von den Schülerinnen und Schülern Ihrer Schule unterscheiden.
1. Einstellungen
Nachdem wir Ihnen die Bestätigungsmail über die Einrichtung Ihrer WebUntis-Integration gesendet haben, haben Sie als Administrator Zugriff auf den neuen Reiter "Verwaltung -> WebUntis". Dort finden Sie bereits automatisch ausgefüllte Informationen zu Ihrer WebUntis-Verknüpfung.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen für den Import von Daten aus WebUntis vorzunehmen:
Einstellungen Import:
- Beginn des 2. Halbjahres: Legen Sie hier den Beginn des 2. Halbjahres für den Import fest.
- Zeugnisse ab Jahrgang: Bestimmen Sie, ab welchem Jahrgang Schülerinnen und Schüler Zeugnisse erhalten. (Nur relevant für IGS)
Einstellungen Fehltage:
Bei diesen Einstellungen können Sie festlegen, ob ein einheitliches Datum für Fehltage genutzt werden soll. Wenn Sie ein Häkchen in die Checkbox setzen, wird ein einheitliches Datum verwendet. Andernfalls können Sie das Häkchen entfernen und haben anschließend die Möglichkeit zu wählen, ob dies für die gesamte Klasse oder jahrgangsspezifisch erfolgen soll.
Je nachdem, ob Sie "Einheitliches Datum", "Klassenweise" oder "Jahrgangsweise" wählen, ändert sich das Fenster ein wenig. Hier können Sie festlegen, bis zu welchem Zeitraum die Fehltage des 1. Halbjahres für einen bestimmten Jahrgang oder eine bestimmte Klasse importiert werden sollen, oder ab wann diese für das 2. Halbjahr importiert werden.
2. Fächer verknüpfen
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Fächer verknüpfen" drücken, öffnet sich eine neue Seite, auf der Sie die Fächer Ihrer WebUntis-Umgebung mit den Fächern in LEB online verknüpfen können. Weitere Details zur Übersicht der Maske besprechen wir im nächsten Punkt.
3. Fächer verknüpfen - Übersicht
Wie bereits im Punkt 2 erwähnt, können Sie hier alle Fächer aus WebUntis mit denen in LEB online verknüpfen. Solange die Fächer in LEB online und Webuntis dieselben Kürzel und Namen haben sind sie bereits vorausgewählt. Andernfalls haben Sie jedoch auch die Möglichkeit, die Fächer manuell zu verknüpfen.
Es ist wichtig zu beachten, dass eine Mehrfachauswahl möglich ist. Dies ist beispielsweise wichtig, wenn es für das Fach Deutsch mehrere Niveaustufen gibt, die als Fächer angelegt wurden. Diese müssen auch dem Fach Deutsch zugeordnet werden, um richtig importiert zu werden.
Mit der Schaltfläche "Alle Fächer verknüpfen" haben Sie die Möglichkeit, alle Fächer zu verknüpfen, die Sie bereits in der Spalte "WebUntis" ausgewählt haben oder die bereits vom System zugeordnet wurden. Außerdem finden Sie neben jedem Auswahlfeld einen Knopf, mit dem Sie auch einzelne Fächer verknüpfen können.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, mit dem Button "Alle Verknüpfungen aufheben" alle bereits ausgewählten Fächer zu entknüpfen, falls Sie lieber alles manuell einstellen möchten. Außerdem können Sie Fächer auch einzeln entknüpfen, wenn Sie ein Fach versehentlich falsch verknüpft haben. Ganz rechts in der Spalte sehen Sie, ob ein Fach bereits verknüpft ist oder nicht.
4. Lehrkräfte verknüpfen
Nachdem Fächer zugeordnet wurden, wird im Hauptmenü der nächste Punkt "Lehrkräfte verknüpfen" freigegeben. Wenn Sie auf die Schaltfläche drücken, werden Sie sehen, dass sich auch hier eine neue Maske öffnet. Diese werden wir Ihnen im nächsten Schritt näher erläutern.
5. Lehrkräfte verknüpfen - Übersicht
In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, alle aktiven unterrichtenden Lehrkräfte zu verknüpfen. Damit Lehrkräfte automatisch vorausgewählt werden, müssen entweder das Kürzel, der Nachname oder beide übereinstimmen. Allerdings haben Sie auch hier die Option, die Lehrkräfte manuell zuzuweisen.
Des Weiteren haben Sie erneut die Möglichkeit, "Alle Lehrkräfte verknüpfen" zu wählen, um alle bereits vorausgewählten Lehrkräfte automatisch zu verknüpfen. Neben den Lehrkräften finden Sie wieder einen Button, mit dem Sie die Lehrkräfte einzeln verknüpfen können.
Zusätzlich können Sie auch "Alle Verknüpfungen aufheben" drücken, wenn Sie alle Lehrkräfte wieder entknüpfen möchten. Selbstverständlich ist es auch möglich, einzelne Lehrkräfte zu entknüpfen, indem Sie auf die "Verknüpfung aufheben" Schaltfläche neben der entsprechenden Lehrkraft klicken.
6. Klassen & Schüler verknüpfen
Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, wird auch die nächste Schaltfläche "Klassen & Schüler verknüpfen" erst freigegeben, nachdem Sie Lehrkräfte verknüpft haben. Wenn Sie daraufhin klicken, öffnet sich erneut eine neue Maske, die wir Ihnen in diesem Teil näher erläutern werden.
7. Klassen & Schüler verknüpfen - Übersicht
In diesem Abschnitt haben Sie die Möglichkeit, die Schüler aus den WebUntis-Klassen den entsprechenden Klassen in LEB online zuzuordnen. Dabei werden Schüler automatisch vorausgewählt, deren Vorname, Nachname und Geburtsdatum mit den in LEB online hinterlegten Daten übereinstimmen. Es ist außerdem wichtig, dass die Klassen in LEB online mit den in WebUntis hinterlegten Klassen übereinstimmen.
In dieser Maske finden Sie oben links den Punkt "Nicht zugeordnete Schüler". Dieser wird separat im nächsten Abschnitt gezeigt und besprochen. Für den Moment konzentrieren wir uns auf die aktuell angezeigte Maske.
Ähnlich wie in den vorherigen Masken finden Sie hier wieder ähnliche Schaltflächen. Mit der Schaltfläche "Alle Klassen verknüpfen" können Sie alle vorausgewählten Klassen verknüpfen. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, einzelne Klassen zuzuordnen, indem Sie auf die Schaltfläche "Klasse verknüpfen" neben der angezeigten Klasse klicken.
Des Weiteren haben Sie erneut die Möglichkeit, alle Schüler zu entknüpfen, wenn Sie dies wünschen. Außerdem können Sie Klassen auch wieder einzeln entknüpfen, indem Sie auf "Verknüpfung aufheben" neben der entsprechenden Klasse drücken.
Wenn Sie ganz rechts auf "Schüler sind verknüpft" klicken, sehen Sie auch, welche Schüler verknüpft sind.
Im nächsten Schritt werden wir die Option "Nicht zugeordnete Schüler" besprechen.
8. Klassen & Schüler verknüpfen - Nicht zugeordnete Schüler
In der Maske "Nicht zugeordnete Schüler" werden alle Schüler angezeigt, die nicht automatisch einer Klasse zugeordnet werden konnten. Dies kann verschiedene Gründe haben, wie zum Beispiel, dass sie keiner Klasse zugeordnet sind oder dass das Geburtsdatum sowie der Vor- oder Nachname nicht übereinstimmen.
Das Auftreten von Schülern in dieser Liste lässt darauf schließen, dass unterschiedliche Stammdaten zwischen LEB online und WebUntis hinterlegt sind. Daher empfehlen wir, diese zu überprüfen.
Diese Schüler müssen dann manuell den entsprechenden Schülern aus WebUntis zugeordnet werden. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben und mit der Bearbeitung der nicht zugeordneten Schüler fertig sind, können Sie auf die Schaltfläche "Alle Schüler verknüpfen" klicken, um Ihre ausgewählten Schüler den entsprechenden Schülern aus WebUntis zuzuordnen.
Alle Schüler, bei denen im Feld "WebUntis" der Text "-- Schüler nicht verknüpfen --" angezeigt wird, werden nicht verknüpft. Dies ist hilfreich, wenn Sie zwischenzeitlich die Stammdaten überprüfen oder Änderungen vornehmen möchten.
9. Klassen- / Kurssunterricht übertragern
Nachdem Sie die Klassen & Schüler verknüpft haben, wird die Schaltfläche "Klassen- / Kursunterricht übertragen" freigegeben. Die Übersicht zu dieser Maske besprechen wir im nächsten Punkt.
10. Klassen- / Kursunterricht übertragen - Übersicht
In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit, den Klassen- und Kursunterricht zu übertragen.
Auf der linken Seite finden Sie Checkboxen für den entsprechenden Unterricht. Durch Aktivieren dieser Checkboxen markieren Sie den Unterricht für den Import. Dieser wird dann importiert, sobald Sie nach der Bearbeitung auf die Schaltfläche "Markierte Klassen- / Kursunterrichte importieren" klicken.
Des Weiteren werden Ihnen einige Informationen angezeigt, und Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen vorzunehmen. Sie können beispielsweise festlegen, um welches Halbjahr es sich handelt. Wenn Sie einen Kursunterricht im 1. Halbjahr wählen, können Sie außerdem eine Epochale-Markierung hinzufügen. Bei einem Kursunterricht im 2. Halbjahr besteht die Möglichkeit, eine Entwertungs-Markierung zu setzen. Zudem können Sie das Fach bestimmen.
Außerdem werden die aus WebUntis übernommene Unterrichtsnummer sowie die Bezeichnung angezeigt.
Anschließend haben Sie die Möglichkeit, Klassen oder Kurslehrkräfte zuzuordnen, falls dies nicht automatisch geschehen ist oder Sie Änderungen vornehmen möchten.
Sie können auch spezifizieren, ob es sich um Klassen- oder Kursunterricht handelt. Darüber hinaus können Sie je nach Auswahl die Unterrichtsart bearbeiten. Beispielsweise können Sie festlegen, ob es sich bei dem Kursunterricht um eine Arbeitsgemeinschaft, ein Profilfach, einen Wahlpflichtkurs oder einen Pflichtunterricht handelt. Schließlich können Sie bestimmen, um welche Niveaustufe es sich bei dem Kurs handelt.
Nachdem Sie alle Ihre Änderungen vorgenommen und den Kurs markiert haben, wird dieser durch einen Klick auf "Markierte Klassen- / Kursunterrichte importieren" in LEB online importiert.
11. Unterricht synchronisieren
Sie haben hier die Möglichkeit, die Daten aus WebUntis mit denen aus LEB zu vergleichen und zu übernehmen. Wenn Sie auf "Unterricht synchronisieren" klicken, sehen Sie anschließend die Auswahlmöglichkeiten "Klassenunterricht synchronisieren" und "Kursunterricht synchronisieren".
12. Unterricht synchronisieren - Auswahlmöglichkeiten
Nachdem Sie auf "Unterricht synchronisieren" gedrückt haben, werden Ihnen in dem nun geöffneten Fenster die Auswahlmöglichkeiten "Klassenunterricht synchronisieren" und "Kursunterricht synchronisieren" angezeigt.
Die Übersicht dazu werden wir Ihnen in den nächsten beiden Schritten erklären. Im nächsten Schritt werden wir die "Klassenunterricht synchronisieren" Übersicht besprechen, gefolgt von der Übersicht zum "Kursunterricht synchronisieren" Button.
13. Unterricht synchronisieren - Klassenunterricht synchronisieren
Nachdem Sie auf "Klassenunterricht synchronisieren" geklickt haben, werden Sie im Anschluss diese Maske sehen. Hier werden wichtige Änderungen angezeigt, die den Klassenunterricht betreffen.
Ganz links sehen Sie eine Checkbox mit einem Haken darin. Wenn der entsprechende Unterricht markiert wird, wird er später durch einen Klick auf "Ausgewählte Unterrichte synchronisieren" synchronisiert. Falls kein Häkchen gesetzt wird, bleibt der Unterricht unverändert.
Neben dem Auswahlfeld sehen Sie die zugehörige WebUntis-Unterrichtsnummer sowie das Fach und die Lehrkräfte.
In der unteren Spalte sehen Sie den aktuellen Zustand des Unterrichts. Sie können sich diese Daten mit einem Klick auf den Pfeil bei "Aktuelle Daten einblenden" anzeigen lassen. In der oberen Spalte werden alle Änderungen angezeigt. In diesem Fall haben wir nur die Lehrkraft ausgetauscht, weshalb das obere Feld für "Lehrer 1" rot hinterlegt ist. Darunter sehen Sie die aktuelle Lehrkraft, die dann mit einem Klick auf "Ausgewählte Unterrichte synchronisieren" durch die obere ausgetautscht wird.
Nachdem Sie Ihre entsprechenden Klassenunterrichte markiert haben und im Anschluss den Knopf "Ausgewählte Klassenunterrichte synchronisieren" drücken, werden die ausgewählten Klassenunterrichte übernommen. In der nächsten Maske sehen Sie dann die Nachricht "Die Synchronisation wurde erfolgreich abgeschlossen". Darunter finden Sie die Information, wie viele Klassenunterrichte synchronisiert wurden. Abschließend gibt es einen Button mit der Aufschrift "Beenden". Wenn Sie diesen betätigen, gelangen Sie wieder zum Hauptmenü.
14. Unterricht synchronisieren - Kursunterricht synchronisieren
In der Maske zum "Kursunterricht synchronisieren" sehen Sie wieder einige Informationen, ähnlich wie im vorherigen Schritt.
Ganz links sehen Sie erneut das "Auswahl"-Feld, in dem Sie markieren können, ob Sie den Kursunterricht synchronisieren möchten oder nicht. Rechts daneben finden Sie wieder die WebUntis-Unterrichtsnummer sowie die Bezeichnung und das Fach des angezeigten Kursunterrichts. Daneben werden wieder die Lehrkräfte angezeigt, sowie ein Knopf, mit dem Sie die Schülerdaten ein- oder ausblenden können.
Wie im vorherigen Punkt sehen Sie hier in der oberen Spalte wieder die aktuellen Daten und in der darunter, was sich ändern wird. In diesem Beispiel wird im Kursunterricht mit der Nummer 5800 Lehrkraft 1 ausgetauscht und bei "Lehrer 2" wird dieser entfernt.
Beim Kurs mit der WebUntis-Unterrichtsnummer 23391 haben wir zusätzlich die Schülerdaten eingeblendet. Hier sehen wir, dass 2 Schüler in diesem Kurs sind. Daneben sehen wir, dass sie zuvor nicht in diesem Kurs waren, aber nach dem Synchronisieren auf "Aktiv" gestellt werden.
Wenn wir nun auf "Ausgewählte Unterrichte synchronisieren" drücken, werden wir in eine neue Maske geleitet, in der uns mitgeteilt wird, dass die Synchronisation erfolgreich war und wie viele Kurse wir synchronisiert haben.
Rollen: Administrator/in
Schlagwörter: Webuntis,Untis
